Le riunioni fanno schifo. Possiamo renderli più divertenti?

illustrazione di un uomo in giacca e cravatta che lavora su un laptop come se fosse in un videogioco pixelato a 8 bit

Signora Tech | Pexel





Tre settimane fa, Mark Zuckerberg stava chattando con l'ospite Gayle King nello show televisivo CBS questa mattina . Invece di stare seduti in uno studio o usare un'app di videoconferenza, tuttavia, i due stavano parlando tra loro in realtà virtuale.

Zuckerberg era in prima serata per presentare Laboratorio Orizzonti , un'app di Facebook che collega gli utenti a uno spazio di realtà virtuale tramite il visore dell'azienda, Oculus. Per l'occasione, Zuckerberg e King avevano creato avatar da cartone animato di se stessi, grazie a sensori di movimento che replicavano i movimenti della testa e delle mani.

L'intero effetto era, nel migliore dei casi, imbarazzante. King si meravigliò delle lentiggini di Zuckerberg, mentre quest'ultimo continuava a parlare del metaverso. A un certo punto, King ha posto la domanda da un milione di dollari: stavi riducendo tutto lo zoom? Perché stavo per essere rimpicciolito.



Quando il nome di Zoom è diventato un verbo, l'azienda è intervenuta quasi un miliardo di dollari . Ma la sua ubiquità ha avuto un costo. Diciotto mesi dopo la pandemia ha spinto per la prima volta gli impiegati in riunioni virtuali, ottenendo Zoom out o affrontare la fatica dello Zoom è una lamentela comune tra le persone che utilizzano quotidianamente l'app di videoconferenza.

Non c'è da stupirsi che anche altre società tecnologiche si chiedano come potrebbero reinventare le riunioni, soprattutto perché non sembra che il lavoro a distanza andrà da nessuna parte presto. Ma per prendere la corona di Zoom dovranno essere creativi e trovare modi per evitare che i dipendenti si sentano esauriti da infinite videochiamate.

Tra queste aziende c'è, ovviamente, Facebook. Horizons Workroom è il primo passo dell'azienda verso la sua ambizione piuttosto vaga di creare un metaverso digitale, uno spazio virtuale in cui le persone lavorano, giocano e presumibilmente vedono un sacco di annunci redditizi. Ma Horizons Workroom è stato ampiamente ridicolizzato dopo essere stato demo. Uno scrittore ha detto che ha catturato il peggio della vita in ufficio di persona, per esempio, mentre un altro lo chiamava non avvincente. Il consenso era che né la tecnologia né i dipendenti erano pronti per un ambiente di lavoro virtuale completamente immersivo.



Tuttavia, le aziende sono alla disperata ricerca di modi per alimentare la collaborazione e la collegialità in un ambiente remoto. Sebbene una configurazione VR completamente immersiva possa essere un passo troppo avanti per ora, molti stanno cercando di rendere le riunioni più divertenti creando mondi virtuali che assomigliano ad ambienti di videogiochi o utilizzando i videogiochi stessi come impostazione della riunione.

La speranza è che questo possa essere un modo per rendere i dipendenti più produttivi e più felici. Se qualcuno può farlo bene, quello è.

Un obiettivo cruciale è aggiungere un po' di divertimento all'esperienza, suggerisce Jaime Teevan, scienziato capo di Microsoft per esperienze e dispositivi, che ha studiato la produttività. Teevan afferma che le riunioni a distanza hanno messo alla prova il modo in cui utilizziamo lo spazio per comunicare, limitando i nostri mondi a quadrati digitali claustrofobici. Pensa che una migliore comunicazione richieda l'apertura dello spazio attraverso il gioco. Siamo esperti nell'uso dello spazio e lo perdiamo nelle riunioni online, dice. Capire il gioco e la connessione sociale è fondamentale lì.



Ecco perché una mattina all'inizio del mese scorso mi sono iscritto Kumospazio , una startup che annovera Google tra i suoi clienti e promette sulla sua home page di creare connessioni significative in spazi virtuali indimenticabili. Un mio video è stato condensato in una piccola piazza che vagava in uno spazio virtuale della lobby con divani, un pianoforte, piante di serpenti e un jukebox che risuonava a tutto volume un mix Spotify chiamato Quiet Hours. Una volta che il fondatore Brett Martin si è unito, mi ha portato a fare un giro della stanza. La sua voce diventava debole se mai fossi rimasto troppo indietro, una caratteristica acustica destinata a imitare la vita reale.

Aspetta, lascia che ti mostri qualcosa. Siete pronti? chiese Martin all'improvviso. Prima che potessi rispondere, mi sono ritrovato a camminare lungo una spiaggia.

L'intera esperienza è stata sconcertante. Ero disorientato da tutte le cose che sentivo di dover fare contemporaneamente: parlare con Martin, assicurarmi di stare a portata d'orecchio o rischiare di perderlo mentre si muoveva e attraversare i vari ostacoli che si presentavano: onde dalla spiaggia, una radio che soffocava la nostra conversazione se ci avvicinavamo troppo, il mio bicchiere di vino si svuotava da solo. Ho trovato difficile concentrarmi sull'incontro. In effetti, mi sentivo sovrastimolato e ansioso.



Martin, tuttavia, afferma che Kumospace ha trovato un pubblico di nicchia di aziende che ospitano incontri casuali in cui i dipendenti vogliono conoscersi: happy hour, eventi di networking, escursioni fuori sede. Da quando è stato lanciato a giugno, afferma Martin, oltre un milione di persone hanno utilizzato il prodotto.

Lo scopo di queste riunioni, conoscere gli altri, non fare brainstorming sulle soluzioni, potrebbe indicare il contesto in cui riunioni più coinvolgenti potrebbero avere un vantaggio. Zoom è davvero bravo a trasmettere informazioni con persone che già conosci, ma non è eccezionale nel costruire relazioni con persone che non conosci, afferma Martin.

In effetti, molte delle innovazioni nella tecnologia delle riunioni nell'ultimo anno si sono concentrate sulla ricreazione del momenti più freschi d'acqua che aiutano i dipendenti a legare. Queste conversazioni a basso rischio (sul tempo, sullo sport o sulla TV, forse) sono cruciali per creare un senso di fiducia e prospettiva per la futura risoluzione dei problemi. Ma quelle interazioni richiedono un senso di connessione, uno che le caselle Zoom non sono favorevoli alla creazione.

Alcune aziende stanno riproponendo le piattaforme digitali esistenti per il lavoro. Un paio di mesi dopo la pandemia, Viviane Schwartz, designer freelance di libri e giochi, ha scritto un thread virale su Twitter, descrivendo come il suo gruppo di lavoro teneva riunioni nel gioco di sopravvivenza del selvaggio West Red Dead Redemption 2.

È possibile sedersi o camminare insieme e persino fare il caffè in RDR2, e c'è una solida chat vocale integrata, quindi sembrava un'idea sensata, afferma Schwartz.

Non è la prima volta che un videogioco viene utilizzato per le riunioni. Solo un mese prima del tweet di Schwartz, una società giapponese avrebbe utilizzato Animal Crossing: New Horizons per condurre riunioni . e i dirigenti hanno fatto penzolare inviti a giochi come Grand Theft Auto per corteggiare i clienti in un ambiente personale ma favorevole alla pandemia.

Quando il thread di Schwartz è diventato virale, Red Dead Redemption 2 è stato annunciato come una piattaforma perfetta per riunioni di lavoro. Nonostante l'esperienza positiva di Schwartz, tuttavia, non è davvero una fan dell'uso dei videogiochi per le riunioni. Innanzitutto, afferma, ci sono modi più semplici per entrare in contatto con le persone che porteranno a termine il lavoro. Ora che i blocchi sono stati revocati in tutto il mondo, incontrarsi di persona è possibile ed efficace e le telefonate sono ancora molto più accessibili e veloci di un videogioco.

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Questa è la linea su cui camminano i gruppi: da un lato, gli elementi divertenti possono rendere gli incontri più interessanti e ispirare idee, ma dall'altro, tali incontri sono più difficili da organizzare e possono sembrare ingannevoli. Stiamo assistendo a sfide particolari sulle connessioni sociali, afferma Teevan. Microsoft, come Facebook, sta cercando in modo aggressivo di inventare strumenti per riunioni. Uno è la modalità Insieme che ha creato per il suo software Teams, che utilizza l'intelligenza artificiale per ritagliare i profili degli utenti e posizionarli in un ambiente virtuale.

Teevan afferma che i lavoratori si sentono sempre più isolati nel lavoro a distanza e sono alla disperata ricerca di connessioni. La sua ricerca interna a Microsoft mostra che i lavoratori stanno diventando più cliquey nell'ambiente delle videoconferenze, il che può portare a decisioni sbagliate. Stiamo codificando i nostri social network esistenti, dice. I giochi potrebbero espandere quelle reti, migliorare la fiducia e persino portare a decisioni migliori.

Sílvia Fornós, una PhD fellow presso il Center for Computer Games Research dell'Università IT di Copenaghen, ha recentemente contribuito a organizzare un vertice di una settimana su Mettere insieme , uno spazio virtuale in cui gli utenti possono tenere riunioni in un ambiente pixelato a 8 bit, dopo aver trovato Slack e Zoom insoddisfacenti per la connessione con altri partecipanti alla conferenza. Piuttosto che distrarre, dice Fornós, lo stile degli anni '80 ha aggiunto un senso di informalità e intimità alle riunioni.

Nonostante ciò, ha scoperto che mancava una connessione effettiva. Il legame di squadra è una parte fondamentale della ricerca multidisciplinare e ha un impatto diretto nel nostro lavoro, afferma. Dobbiamo trovare una via di mezzo, come spazi ibridi che offrano la flessibilità degli spazi virtuali con la possibilità di socializzare e partecipare di persona se necessario.

Quella via di mezzo nella tecnologia per le riunioni è il punto in cui profitto e necessità si intersecano e Facebook spera che la sua Horizons Workroom soddisfi tale esigenza, per quanto ridicolo possa sembrare parlare con l'avatar animato del tuo capo nella realtà virtuale. Persino King ha ammesso che Horizons Workroom era un po' goffo per me.

La soluzione potrebbe trovarsi da qualche parte tra le tecnologie di videoconferenza convenzionali e simili a quelle di un gioco, suggerisce Jeremy Bailenson, professore di comunicazione alla Stanford University e fondatore del Virtual Human Interaction Lab. Quest'estate ha condotto un esperimento su cui ha funzionato meglio, con 102 studenti che hanno totalizzato oltre 60.000 minuti sia su Zoom che sulla piattaforma VR Engage.

Dovremmo rimanere su Zoom o dovremmo usare la VR? La mia risposta è sì, dovremmo fare entrambe le cose, dice Bailenson. Il suo lavoro, che esce questa settimana, ha dimostrato che il genere di incontro è fondamentale. Se hai una testa parlante e tutti gli altri stanno solo ascoltando, Zoom è fantastico per questo, dice. Ma se devi fare un'azione o avere conversazioni in piccoli gruppi, la realtà virtuale immersiva è migliore per questo. Ha scoperto che la realtà virtuale era un modo migliore per le persone di leggere segnali non verbali come appoggiarsi o stabilire un contatto visivo, che sono fondamentali per stabilire fiducia e comprensione.

Ma Bailenson ammette che la realtà virtuale non è al punto in cui possiamo usarla per più di pochi minuti prima che la nostra percezione diventi traballante.

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E se non hai accesso alla realtà virtuale? Un modo per migliorare le riunioni attuali è introdurre un elemento di giocosità in modi meno tecnologici. Teevan ha condiviso una ricerca interna di Microsoft suggerendo che, anziché distrarre i dipendenti, i giochi durante una riunione concentrano l'attenzione all'interno del contesto della riunione e stimolano le conversazioni. Un'altra Microsoft interna studia ha scoperto che invece di mettere i dipendenti l'uno contro l'altro, i giochi offrivano supporto e connessione per costruire capitale sociale.

I vantaggi del divertimento possono estendersi a un futuro in cui potremmo anche incontrarci fisicamente. Prima della pandemia, Teevan ha condotto la ricerca sull'utilizzo di giochi come i concorsi a quiz per supportare l'interazione sociale nelle riunioni. Abbiamo scoperto che giochi del genere incoraggiavano una maggiore interazione sociale, più conversazioni, che le persone si impegnavano attivamente nella riunione, dice. Nel mese di luglio Zoom ha aggiunto i giochi in-app che le persone in teleconferenza potrebbero suonare durante le riunioni, ma Noah Weiss, vicepresidente del prodotto presso Slack, mi ha detto che la società non è interessata alla ludicizzazione.

Ma Schwartz concorda sul fatto che alleggerire le riunioni potrebbe renderle migliori per i lavoratori stanchi della pandemia, purché non sia imposto ai dipendenti da manager troppo zelanti. La giocosità può includere molte altre cose, come essere attaccati da un orso mentre controlli un foglio di Google perché tutti voi avete deciso di entrare in Red Dead Redemption 2, dice Schwartz. Ma questa può essere sempre e solo una decisione onesta di un gruppo di eguali che sente che è lì che vuole essere, e mai qualcosa che un capo può farti fare regolarmente.

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