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Portare il proprio dispositivo
Quando i dirigenti di Colgate-Palmolive si sono incontrati l'anno scorso per considerare come l'azienda di prodotti per la casa di 205 anni potesse entrare più profondamente nell'era digitale, hanno ascoltato le voci dei dipendenti con smartphone.
Consenti ai dipendenti di utilizzare i dispositivi personali per lavoro?
Fonte: Gruppo Aberdeen
La gente si chiedeva: 'Perché non riesco a ricevere la mia e-mail [di lavoro] sul mio telefono?' ricorda Linda Van de Wiele, direttore della collaborazione per l'organizzazione Global Information Technology di Colgate.
Fino a poco tempo fa, molte aziende consideravano i telefoni cellulari dei dipendenti meno come un aumento della produttività che come disastri di sicurezza in attesa di accadere. I lavoratori potrebbero visitare siti Web non sicuri, perdere telefoni pieni di segreti aziendali o inoltrare e-mail aziendali ad account personali.
Ma con 468 milioni di smartphone e 70 milioni di tablet che dovrebbero essere venduti solo quest'anno, secondo il ricercatore di mercato Gartner, le aziende non possono più permettersi di ignorare l'ondata di dispositivi consumer che i dipendenti stanno già utilizzando per svolgere il proprio lavoro. In effetti, secondo un sondaggio tra gli impiegati, circa il 37 percento utilizza già le tecnologie di consumo per lavoro senza il permesso dell'azienda.
Hai avuto una ribellione popolare nel mondo aziendale, afferma Kevin Cavanaugh, vicepresidente di affari e tecnologia presso IBM Collaboration Solutions, una divisione del gruppo software di IBM.
La diffusione esplosiva degli smartphone ha ora alcune grandi aziende che si affannano a tenere il passo. Fino all'inizio di quest'anno, ad esempio, Colgate consentiva solo a circa 1.000 senior manager con BlackBerry forniti dall'azienda di accedere ai server di posta elettronica aziendali dai loro telefoni. Quella cifra rappresentava solo il 4% della forza lavoro globale di Colgate di 26.000. In confronto, circa un adulto americano su tre ora possiede uno smartphone, secondo un sondaggio di maggio di comScore.
Colgate ha riconosciuto che la mobilità è l'onda del futuro, afferma Van de Wiele, e che collegare le persone a un desktop era diventato insostenibile. La sfida era come sostituire un sistema ormai antiquato in cui i dipendenti trasportavano laptop e utilizzavano un'ingombrante rete privata per leggere la posta elettronica. Colgate doveva consentire a quei lavoratori di utilizzare i telefoni personali per accedere alle applicazioni chiave, come e-mail e calendari, ma senza incorrere in costi aggiuntivi per il supporto tecnico.
Quindi, questo marzo, Colgate ha lanciato il programma Bring Your Own Device (BYOD). Un sito Web self-service consente ai dipendenti di registrare il proprio telefono o tablet personale e di scaricare un'app IBM chiamata Traveler, che fornisce l'accesso all'e-mail aziendale e al software di calendario. (IBM offre il programma gratuitamente ai clienti, come Colgate, che hanno già in licenza il suo software Lotus Notes.) Colgate afferma che 400 persone si sono registrate il primo giorno e che 2.500 ora accedono alla posta elettronica di lavoro utilizzando il programma IBM.
Colgate prevede che il BYOD farà risparmiare denaro. Non solo più dipendenti lavoreranno in ufficio in movimento, ma lo faranno su dispositivi che Colgate non dovrà pagare. Van de Wiele afferma che per i 524 dipendenti che si sono iscritti per utilizzare i BlackBerry personali, Colgate sta risparmiando $ 1 milione all'anno sui canoni di licenza che avrebbe dovuto pagare al produttore di BlackBerry Research in Motion se i dispositivi fossero stati di proprietà aziendale.
Iscrivendosi, i dipendenti rinunciano al controllo sui propri telefoni, poiché Colgate può utilizzare il software IBM per cancellare i dati aziendali in remoto (lasciando intatti i file personali come foto e musica). Quindi, se un dispositivo viene perso o rubato, o se un dipendente si dimette, Colgate può assicurarsi che le informazioni di lavoro non siano a rischio. Colgate afferma di non avere ancora abbastanza informazioni per dire se alcuni dipendenti hanno problemi di privacy.
Dopo il lancio di successo del suo sito Web BYOD, Colgate ora prevede di portare il programma oltre l'e-mail. La società ha sperimentato una versione per telefono personale del software IBM Connections, una sorta di Facebook-incontra-Twitter aziendale per l'invio di aggiornamenti di stato e la condivisione di file. Sul tavolo da disegno: un app store interno per consentire ai dipendenti di aggiungere altre applicazioni da SAP, il principale fornitore di software aziendale di Colgate.
Gli analisti prevedono che, entro tre anni, quasi tutte le aziende supporteranno programmi BYOD di qualche tipo. Già circa il 72% delle aziende intervistate da Aberdeen Group afferma di consentire ai dipendenti di utilizzare i propri smartphone o tablet per lavoro, il quadruplo rispetto alla fine del 2008. Ma tenere il passo con il ritmo veloce dell'innovazione nella tecnologia mobile di consumo rimane una sfida. Le aziende corrono il più velocemente possibile, ma continuano a rimanere indietro, afferma l'analista mobile di Aberdeen Group Andrew Borg. È una buona scommessa che i Colgate del mondo dovranno continuare a correre per gli anni a venire.