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Pensare fuori dagli schemi
Cerca in Internet e troverai centinaia di applicazioni progettate per aiutarti a collaborare con altre persone in modo più efficace. Ma esamina le tue abitudini e molto probabilmente scoprirai che usi solo un software per questo scopo: un client di posta elettronica.
Non sei solo. Un recente studio USamp ha rilevato che l'83% degli utenti aziendali in genere invia allegati di posta elettronica ai colleghi anziché utilizzare software di collaborazione. Secondo un recente sondaggio della società di consulenza tecnologica People-OnTheGo , l'information worker passa in media 3,3 ore al giorno a gestire la posta elettronica e il 65 percento di tali dipendenti ha il client di posta elettronica sempre aperto.
Persino Facebook, che una volta sembrava un probabile sostituto dell'e-mail, almeno per i giovani e i plug-in, ha riconosciuto che l'e-mail non sta andando da nessuna parte. Lunedì, la società ha annunciato un nuovo servizio di messaggistica che integra la posta elettronica esterna con il proprio sistema di messaggistica interno, un'ammissione della capacità di resistenza della posta elettronica e un tentativo di migliorarne la funzionalità.
Altri produttori di software sembrano aver accettato che non distoglieranno mai l'attenzione delle persone dalle loro caselle di posta elettronica. Stanno invece cercando di aggiungere nuove funzionalità collaborative e social alla posta elettronica.
È chiaro che la posta elettronica viene utilizzata e persino abusata, afferma Yaacov Cohen, CEO di Mainsoft , una società con sede a Tel Aviv, Israele, che vende un plug-in chiamato Harmon.ie. Il plug-in collega un'applicazione di posta elettronica a una piattaforma di collaborazione come Google Docs e ai profili di social network di una persona, applicazioni di calendario, software di protocollo vocale su Internet e così via. Per condividere un documento utilizzando Harmon.ie, un utente lo trascina da una barra laterale al corpo di un messaggio, dove diventa un collegamento. Quando il destinatario fa clic sul collegamento, viene indirizzato al documento archiviato nel software di collaborazione prescelto. L'uso della sola posta elettronica per la collaborazione crea confusione e sovraccarica le caselle di posta, afferma Cohen.
Un'altra startup, chiamata Meshin , prevede di collegare la posta elettronica a un numero ancora maggiore di fonti di informazioni. L'azienda ha sviluppato una tecnologia semantica che trova argomenti chiave nei messaggi di posta elettronica, come i nomi di persone e aziende, e quindi cerca tali argomenti altrove. Meshin ha finora sviluppato un prototipo di plug-in di Outlook che analizza i feed RSS e i messaggi di posta elettronica. In definitiva, la società prevede di estenderlo a tweet, post di blog, risultati di ricerca e altro ancora. La tecnologia è stata derivata dalla ricerca sull'elaborazione del linguaggio naturale svolta presso il Centro di ricerca di Palo Alto.
Non tutte le modifiche alla posta elettronica avvengono all'interno del client. Isaac Saldana, CEO di InviaGriglia , con sede a Boulder, in Colorado, afferma che anche la posta elettronica può essere migliorata mentre viaggia tra mittente e destinatario.
SendGrid attualmente utilizza la sua tecnologia per filtrare lo spam e aiutare le aziende a garantire che i messaggi pertinenti non finiscano nelle cartelle di posta indesiderata. Ma Saldana dice che la stessa tecnologia potrebbe fare molto di più. Ad esempio, quando qualcuno tenta di trasferire un file molto grande tramite e-mail, cosa che spesso causa il rifiuto del messaggio, la tecnologia potrebbe deviare silenziosamente il messaggio a un server destinato a file di grandi dimensioni.
Saldana afferma che gli utenti potrebbero svolgere la maggior parte delle loro attività tramite e-mail in modo più efficace, con il software di SendGrid che risolve come gestire le cose. I messaggi inviati a particolari indirizzi e-mail potrebbero segnalare che un video allegato deve essere pubblicato su YouTube o che il testo nel corpo dell'e-mail deve essere tradotto in un'altra lingua.
Saldana non è preoccupato che queste capacità complicheranno eccessivamente uno strumento semplice e accattivante. La posta elettronica è ovunque, afferma, e poche persone hanno il tempo di utilizzare molte applicazioni diverse per compiti diversi. Viviamo in un momento in cui dobbiamo fare troppe cose, dice Saldana.