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Non l'intranet di tuo padre
La maggior parte delle intranet aziendali è poco meglio delle newsletter aziendali: statiche, senza vita, noiose. Sai qual è la pagina intranet aziendale più visitata? chiede Eugene Lee , CEO di testo sociale . Il menu del pranzo della caffetteria.
Eugene Lee
Socialtext, un'azienda di nove anni con sede a Palo Alto, in California, mira a rendere di nuovo sexy l'intranet aziendale. Nel processo sta cambiando il modo in cui i cittadini aziendali legati ai silos collaborano.
Le tecnologie social aziendali spesso fanno bene solo poche cose, anche se molte aggiungono rapidamente funzionalità e si integrano con applicazioni più grandi per cercare di essere tutto per tutti. I dipendenti utilizzano servizi popolari come Yammer e Socialcast —spesso di propria iniziativa—per microblogging in stile Twitter e social network tipo Facebook, ad esempio. Socialtext racchiude questo tipo di flusso di attività e social network insieme a una serie di altre funzionalità, inclusi blog, wiki, aree di lavoro di collaborazione con documenti e tag che aiutano le persone a trovare informazioni ed esperti su un argomento.
Una funzione chiamata Socialtext Signals consente ai dipendenti di inviare, con un massimo di 1.000 caratteri, aggiornamenti di stato e messaggi a tutti i membri dell'azienda, a un particolare gruppo di lavoro o a un individuo. Il flusso di post funziona come il feed delle notizie di Facebook, occupando una posizione in primo piano e al centro della home page simile a un dashboard di un dipendente. Ogni post, o segnale, fa parte di una conversazione in thread in cui i dipendenti possono rispondere ai commenti, aggiungere collegamenti ai contenuti e taggare le informazioni.
Invece di essere costituiti da post casuali su ciò che qualcuno ha mangiato o letto, la maggior parte delle voci di Socialtext vengono create automaticamente come risultato della collaborazione con altre persone. Questi aggiornamenti nel flusso di lavoro si verificano ogni volta che qualcuno fa qualcosa di produttivo in Socialtext che altri in azienda dovrebbero conoscere: commenta un post sul blog, risponde a una domanda, modifica una pagina wiki o tagga un profilo. L'idea è che le persone dimostrino il loro valore all'azienda non con quello che dicono di se stesse ma con quello che dicono fare .
Oltre alle informazioni tradizionali come il titolo, la posizione e il dipartimento di una persona, i tag possono mostrare esperienze lavorative, aree di competenza, affiliazioni a gruppi di lavoro e interessi. I dipendenti possono anche taggare i reciproci profili Socialtext con informazioni.
Tuttavia, il software non sta organizzando un concorso di popolarità. È tutta una questione di produttività: niente amici sul lavoro. Socialtext ha adottato l'approccio di Twitter, in cui gli utenti scelgono di seguire altri utenti. Il servizio funziona tramite un browser Web, un'applicazione desktop e dispositivi mobili e può essere ospitato sul cloud o nel data center di un'azienda.
I clienti di Socialtext come Getty Images e l'American Hospital Association (AHA) hanno già sostituito le loro home page della intranet con una dashboard di Socialtext. Prima che l'AHA implementasse Socialtext, i dipendenti trovavano difficile collaborare tra loro su questioni di riforma sanitaria, afferma Karthikeyan Chakkarapani, direttore delle soluzioni e delle operazioni tecnologiche. Afferma che l'azienda utilizzava fino a 15 applicazioni software-as-a-service per facilitare la collaborazione.
Prima di decidere su Socialtext, Chakkarapani ha esaminato una mezza dozzina di altre applicazioni simili, tra cui Yammer, Jive Software e Salesforce.com Chatter. Il problema è che nessuno aveva un'architettura aperta, dice. Con Socialtext, siamo stati in grado di integrarlo nelle nostre altre applicazioni aziendali e creare una piattaforma unica a cui le persone possono accedere facilmente. Le funzionalità che i dipendenti dell'AHA utilizzano più frequentemente includono il flusso di attività e i wiki.
L'organizzazione ha più di 500 dipendenti in tutti i 50 stati e lavora con ospedali in molte piccole città rurali. Chakkarapani afferma che da quando l'organizzazione ha lanciato Socialtext nell'agosto 2010, la comunicazione e la collaborazione tra dipendenti e manager distanti sono migliorate in modo significativo. Con la nuova piattaforma, i membri del team sono stati in grado di ottenere aggiornamenti più rapidi sui progetti, condividere idee più facilmente e lavorare insieme in modo più produttivo.
Molte altre organizzazioni si stanno affrettando ad aggiungere strumenti social come tweet, blog e aggiornamenti di stato. Un sondaggio del 2010 di InsightExpress ha rilevato che il 77% delle aziende globali prevede di aumentare i propri investimenti in strumenti di collaborazione nel corso del prossimo anno, con India e Cina tra i più entusiasti.
Sebbene molte aziende vedano il valore degli strumenti di collaborazione nell'abbattire i silos informativi e funzionali, hanno difficoltà a determinare quali strumenti funzioneranno meglio per la propria organizzazione e i propri dipendenti. Molti membri del personale vogliono la libertà di utilizzare gli strumenti che preferiscono con poca supervisione da parte del dipartimento IT centrale, ma spesso ciò si traduce in un miscuglio di app non supportate.
Un problema ancora più grande è che gli strumenti più popolari non fanno altro che incoraggiare le persone a blaterare sul lavoro. Socialtext aiuta invece le persone a svolgere il proprio lavoro. Mette in mostra la produttività.
Nel 2010, Socialtext ha lanciato un'iniziativa chiamata Socialtext Connect , che incoraggia gli sviluppatori di terze parti a utilizzare la sua interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) per inserire senza problemi gli aggiornamenti di livello aziendale nel flusso di attività. Le aziende possono creare agenti software in grado di ascoltare determinati eventi. Quando un ordine viene chiuso in Salesforce.com o un documento viene modificato in SharePoint, il flusso di attività può visualizzare tale fatto.
In molti modi, è analogo al modo in cui il feed delle notizie di Facebook può estrarre informazioni da siti di terze parti, afferma Lee. Ad esempio, un aggiornamento di Socialtext potrebbe leggere 'John ha aggiornato l'ultimo record CRM per l'account Acme Corporation'. Quando si fa clic su, ciò potrebbe portare qualcuno a un record Salesforce.com per saperne di più. Sotto il messaggio in Socialtext, i colleghi potrebbero avere una conversazione su quali passi devono intraprendere per vincere quell'account.
Se sei un fornitore CRM o ERP, è stato di moda aggiungere funzionalità social alla tua applicazione, come con Salesforce.com è Chatter, dice Lee. Il problema è che, se le aziende utilizzano queste applicazioni come approccio all'adozione di software social, finiranno per avere un social network per il loro team di vendita e la loro app, un altro per il loro team finanziario e la loro app, e un altro per il loro team di prodotto, e presto. Tutte queste applicazioni saranno separate l'una dall'altra e un'azienda non realizzerà molte collaborazioni interfunzionali che trasformano il business. Socialtext è invece uno strato che attraversa l'impresa.
Socialtext mira a portare alla luce e condividere le preziose informazioni che spesso giacciono sepolte all'interno di intranet statiche: i livelli di inventario si abbassano o i reclami dei clienti aumentano durante la notte.
Due anni fa avrei speso molti soldi e risorse per implementare le tecnologie sociali all'interno della nostra organizzazione, afferma Chakkarapani. Ma ora, dice, gli strumenti a misura di azienda e di budget sono a portata di mano.