211service.com
Lo stato di Green Mountain diventa più verde
Gli uffici probabilmente non saranno mai completamente privi di carta, nonostante il profezia tecnologica di lunga data al contrario. Ma sono ancora possibili forti riduzioni nell'uso della carta, come sta cercando di dimostrare un'agenzia statale del Vermont.
del Vermont Dipartimento di Informazione e Innovazione (DII) gestisce gli appalti IT per lo stato e gran parte di questo lavoro è ad alta intensità di carta. L'agenzia stipula contratti con fornitori esterni, come fornitori di software antivirus o venditori di hardware, per mantenere l'infrastruttura tecnologica del governo statale. Un determinato contratto gestito dal DII potrebbe dover essere visto e approvato da più persone prima di poter essere accettato, e ogni passaggio richiede ancora la stampa e la firma a mano. Il DII potrebbe gestire 80 di questi contratti in un mese.
Circa un anno fa, i funzionari dell'agenzia hanno iniziato a cercare di rendere il processo più efficiente e meno costoso affidandosi maggiormente agli strumenti online. Il DII è diventato un beta tester per il software da IBM e Silanis che consente ai dipendenti dell'agenzia di firmare un documento digitalmente aggiungendo un po' di dati che verificano e registrano l'identità del firmatario elettronicamente, senza la necessità di una scrittura univoca. Il sistema quindi avvisa automaticamente la persona successiva in fila che è il suo turno di rivederlo. Non c'è bisogno di passare un documento fisico, raccogliendo firme. Il flusso dei contratti attraverso l'organizzazione non è più limitato dalla velocità di camminata dei dipendenti.
Misure simili in qualsiasi organizzazione potrebbero produrre risparmi che si sommano rapidamente. Ken Bisconti, capo della divisione Enterprise Content Management di IBM, afferma che quando le aziende smettono di stampare e-mail e altri documenti che nascono digitali, possono ridurre il consumo di carta dall'80 al 90%. François Ragnet, un program manager con Xerox Research Center che si concentra sulla tecnologia dei documenti, prevede un futuro in cui molti più documenti sono archiviati online e si aggiornano automaticamente, in modo che la carta sia necessaria solo in circostanze limitate.
Per ora, però, la carta può essere ridotta a icona solo fino a un certo punto, afferma Kris Rowley , il responsabile della sicurezza delle informazioni del DII. Le versioni finali dei contratti devono comunque essere stampate e archiviate fisicamente. E non tutti i dipartimenti del governo statale sono disposti o in grado di utilizzare le firme elettroniche. La carta in ufficio non andrà mai via', afferma Rowley. Inoltre, non è sicura di quanti soldi risparmierà lo sforzo. Tuttavia, spera che il DII possa fare la sua parte per ridurre il previsto divario di 153 milioni di dollari nel bilancio statale. Il Vermont ha sempre avuto a che fare con il verde, dice, e c'è un sacco di carta sprecata, non ce n'è bisogno, specialmente con la tecnologia come sta andando.