La produttività continua di Aaron Levie

Il CEO di Box sta costruendo un sistema di archiviazione di file online progettato per rimodellare le industrie. Di

• Ted Greenwald pagina di archivio

29 novembre 2013

Aaron Levie balza sul palco con la spavalderia di un fumetto. Ma non si esibisce al Comedy Store. È nella Grand Ballroom dell'Hilton Union Square di San Francisco per dare il via a BoxWorks, la conferenza annuale dei clienti della sua azienda. Steve Jobs aveva il suo dolcevita nero, Mark Zuckerberg la sua felpa grigia; L'uniforme di Levie è un abito nero serioso, una capitolazione al mercato del software aziendale abbottonato che mira a conquistare. Ma lo ravviva con un paio sfacciato di scarpe da ginnastica colorate. Oggi sono rosso vivo.

Aaron Levie

Primo ordine del giorno: la scelta di una delle sue band preferite, i Blink 182, per chiudere la due giorni di Box. Volevamo coinvolgere un pubblico più giovane, quindi la prima scelta è stata Miley Cyrus, dice, camminando con calma sul palco. Ma nel suo contratto, ha stabilito che dovevamo chiamare la conferenza BoxTwerks. Una risatina si diffonde tra la folla. Non preoccuparti, aggiunge. Le battute miglioreranno.

Questa storia faceva parte del nostro numero di gennaio 2014

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Loro fanno. Egli arrostisce concorrenti come Microsoft (se fosse considerato per riempire il nuovo posto di CEO vuoto di Redmond, dovrebbe aggiustare l'azienda o semplicemente ottenere una nuova versione di Windows fuori dalla porta?) e icone del settore come Larry Ellison (se la Nuova Zelanda batte il Barca del CEO di Oracle nella regata dell'America's Cup, Ellison potrebbe semplicemente acquisire il paese e chiuderlo). Si prende persino in giro un po', mostrando una foto sciocca di quella che chiama l'ingresso di Box nella prossima Coppa America: Levie che pedala su un pedalò attraverso la baia di San Francisco.

È una performance spensierata, ma Levie, 28 anni, prende sul serio i suoi affari. Vuole fornire a Internet qualcosa di fondamentale: un sistema di archiviazione per i file aziendali a cui i dipendenti possono accedere su qualsiasi dispositivo. A suo avviso, la tecnologia di Box è l'infrastruttura per un nuovo modo di lavorare più spontaneo, fluido, collaborativo e produttivo.

Questa aspirazione pone Box tra gli equivalenti software aziendali di Scilla e Cariddi. Da un lato c'è Microsoft, ancora una forza formidabile nel mercato del software aziendale. Dall'altro c'è Dropbox, un servizio incentrato sui consumatori fenomenale popolare che si intrufola tra i guardiani aziendali nascosti negli smartphone dei dipendenti. Eppure Box potrebbe fare molto di più di entrambi i rivali per virtualizzare l'ufficio.

100 milioni di terabyte

Dati archiviati nel cloud nel 2012

Le forze che spingono Box si stanno radunando da decenni. Quando i computer mainframe hanno lasciato il posto ai PC, le grandi aziende hanno fatto scorta di pacchetti software di aziende come Microsoft e Oracle. Per eseguirlo, hanno investito in rack di server, flotte di PC desktop e eserciti di manager della tecnologia dell'informazione. Poi è arrivato Internet. Programmi come Salesforce offrivano software come servizio, eliminando i pacchetti di software, automatizzando gli aggiornamenti e risparmiando sull'infrastruttura e sui costi di gestione grazie all'esecuzione nel cloud. Con l'avvento dei dispositivi mobili, i dipendenti hanno portato i propri dispositivi personali in ufficio, pieni delle proprie app che giravano intorno al software autorizzato dalla gestione, un fenomeno incapsulato dall'espressione consumerizzazione dell'IT. Il tradizionale reparto IT aziendale cominciò a sembrare obsoleto.

Lungo la strada, i responsabili IT hanno perso il controllo su una delle risorse più preziose di un'azienda: i documenti. Se i dipendenti utilizzano i propri account di posta elettronica per condividere contratti segreti o archiviare presentazioni sui prodotti imminenti in un servizio di archiviazione file di livello consumer, c'è il rischio che i dettagli possano rimbalzare nella blogosfera in pochi minuti.

Levie ha progettato Box per riportare il controllo al reparto IT, per la gioia di clienti come Amazon, GlaxoSmithKline, Procter & Gamble, Siemens e Toyota: il 97 percento di Fortune 500, come ama dire. Come molti servizi simili, Box fornisce l'archiviazione di file nel cloud, data center remoti da qualche parte su Internet. È abbastanza semplice per le persone iniziare e funzionare da sole a un costo minimo o nullo. Gli utenti accedono al servizio dal sito Web di Box, dalla sua app mobile o dal software in esecuzione su un PC. Sposta un file in Box e il file diventa disponibile su molti dispositivi; cambia il file e le alterazioni si propagano anche agli altri dispositivi. Ma sotto la superficie, Box offre funzionalità come la sicurezza e il controllo delle autorizzazioni che consentono ai reparti IT aziendali di gestire il modo in cui le informazioni fluiscono attraverso le organizzazioni. Per ottenere queste funzionalità di livello professionale, le aziende pagano Box tra $ 5 e $ 35 mensili per ogni dipendente che utilizza il sistema.

Box ha 20 milioni di utenti. Sono pochi rispetto a Microsoft, che detiene oltre 385 milioni di account tra i suoi servizi di archiviazione di file incentrati sui consumatori e sulle aziende, SkyDrive e SharePoint. È anche debole accanto a Dropbox, con 200 milioni di account. Anche così, Box ha vantaggi su entrambi nel mercato aziendale. Scritto in gran parte dieci anni fa, il codice di Microsoft è intrecciato in modo intricato con un modo di organizzare l'IT aziendale pre-mobile, basato su desktop e legato a intranet. La società è stata lottando per recuperare il ritardo con l'avvento del cloud e del mobile computing, mentre Box è progettato per inserirsi senza problemi in una cultura del lavoro sempre più informale nata da Web e app mobili di facile utilizzo. Per quanto riguarda Dropbox, ha trascorso anni a soddisfare i consumatori e potrebbe spendere molto di più per creare tecnologia di livello aziendale.

Ma la visione di Levie potrebbe essere il fattore decisivo. Box non si limita a archiviare documenti, sottolinea, ma facilita la comunicazione intorno ad essi. E la comunicazione, non un documento ben formattato e pronto per la pubblicazione, è il prodotto cruciale del lavoro. Gli ultimi aggiornamenti al servizio di Box rendono interattivi gli archivi di documenti, consentendo agli utenti di aggiungere metadati, scorrere rapidamente le anteprime ad alta risoluzione e cercare frammenti di testo. Il sistema sta anche facendo un salto dall'archiviazione dei contenuti alla generazione dei contenuti con l'aggiunta di Box Notes, un editor di testo di base che incoraggia la collaborazione: le icone degli avatar saltano sullo schermo in tempo reale per mostrare chi sta digitando cosa.

In questo modo, Levie minaccia più di altri fornitori di cloud storage. Sta spalando carbone in una locomotiva di servizi aziendali basati su cloud che promette di falciare qualsiasi azienda di software se non riesce a tradurre le sue offerte desktop in eleganti app mobili che interagiscono con i dati dei loro utenti sempre, ovunque e su qualsiasi dispositivo.

Il cloud guiderà un nuovo modo di lavorare, afferma dopo la conferenza. La capacità di fornire ricerca medica da un laboratorio a un medico in pochi secondi o da un editore educativo a uno studente: si tratta di condivisione delle informazioni in tempo reale, collaborativa e sincrona. Cambierà lavoro. Non solo la tecnologia del lavoro, ma il lavoro stesso.

* * *

Il cloud, o, più precisamente, il rigore di gestire un'azienda di software basata su cloud in rapida espansione, ha sicuramente plasmato la routine di Levie. Alle 11 arriva all'ufficio di Box, uno spazio di lavoro tentacolare con esterni all'italiana a Los Altos, in California. Partecipa alle riunioni fino alle 18:30. o giù di lì, dopodiché avrà un altro incontro a cena o camminerà lungo El Camino Real fino a una casa di pho vietnamita. Dopo essere tornato in ufficio, fa un pisolino per 20 minuti. Poi è tornato al lavoro. Parte alle 2 del mattino e si dirige verso l'appartamento vicino che condivide con la sua fidanzata di lunga data, e si addormenta alle 3:30. Alle 10:15 è sveglio e pronto a riprendere a tramare la sua conquista del posto di lavoro.

Nel breve tempo che intercorre tra l'arrivo nel suo appartamento e la battuta sul cuscino, legge: manuali di strategia aziendale, biografie di celebri imprenditori, storie di aziende iconiche. Ha letto più libri sull'industria tecnologica di chiunque altro io conosca, afferma Josh Stein, uno dei suoi primi sostenitori presso la società di venture capital Draper Fisher Jurvetson, una delle società che hanno investito collettivamente più di 400 milioni di dollari in Box. In effetti, in una conversazione, per la maggior parte del tempo Levie suona meno come un imprenditore per la prima volta che come un professore che tiene conferenze sulle ultime teorie del ciclo di adozione della tecnologia.

Queste storie della buonanotte sono anche abbastanza spaventose da tenere Levie sveglio (e in ufficio) di notte. Crea questa profonda paranoia, dice. In qualsiasi momento, stai prendendo decisioni che potrebbero determinare la sopravvivenza della tua azienda. Questo non si presta a stare alle Hawaii per un mese.

Aaron Levie non si è mai interessato molto al tempo libero. Nato a Boulder, in Colorado, all'età di otto anni strappava erbacce e portava a spasso i cani dei vicini per soldi. Quando aveva 10 anni, la sua famiglia si trasferì a Mercer Island, una striscia di terra nel lago Washington tra Seattle e Bellevue, a 20 minuti di auto dal quartier generale di Microsoft. La bolla tecnologica stava iniziando a gonfiarsi; lui ei suoi genitori, un ingegnere chimico e un logopedista, hanno discusso di idee imprenditoriali a tavola. Era uno studente indifferente, ma passava il suo tempo libero a creare siti web: un motore di ricerca, un sito immobiliare, una barra degli strumenti scaricabile che spingeva le notizie. (Probabilmente ti ha dato un virus, scherza.) Il suo amico Jeff Queisser, ora vicepresidente delle operazioni tecniche di Box, ha fornito il know-how tecnico. Circa ogni mese, ricevevo una telefonata all'una di notte per venire nella sua vasca idromassaggio, dove avrebbe presentato un'idea, ricorda Queisser.

Levie voleva diventare un regista nello stile di Quentin Tarantino, ma la scuola di cinema della University of Southern California ha respinto la sua domanda. Si stabilì per la Marshall School of Business della USC. Durante il suo secondo anno nel 2004, un progetto di corso di marketing lo ha portato a ricercare l'archiviazione di dati online. I primi fornitori di quella tecnologia erano stati devastati dallo scoppio della bolla delle dot-com nel 2001. Eppure la tecnologia si era evoluta al punto che l'archiviazione di file su un disco rigido nel cloud poteva essere pratica per gli utenti di computer tradizionali. C'era una disconnessione tra le aziende che esistevano e la dimensione dell'opportunità, dice.

Ha coinvolto Dylan Smith, un amico di Mercer Island che stava studiando economia alla Duke University, per gestire le finanze, e nell'aprile 2005 la coppia ha lanciato Box su circa $ 20.000 che Smith aveva vinto al poker online. In poche settimane, avevano migliaia di clienti. Con un inizio inebriante, hanno inviato un'e-mail al miliardario Mark Cuban, il cui popolare blog, pensavano, avrebbe potuto aumentare il loro profilo pubblico. Cuban ha risposto con una richiesta di investimento. I fondatori hanno incassato volentieri il suo assegno da $ 350.000, hanno lasciato il college e si sono trasferiti nel garage dello zio di Levie a Berkeley.

Nel 2007, la base di utenti di Box era raddoppiata di 20 volte e il fatturato annuo era di circa $ 1 milione. Ma Levie si sentiva a disagio. Il prezzo dei dischi rigidi scendeva del 50 percento ogni 12-18 mesi. Quando lo storage online è diventato una merce, cosa avrebbe impedito ad Apple, Google o Microsoft di darlo gratuitamente ai clienti? Ha notato che i clienti che sono rimasti più a lungo non stavano memorizzando MP3 o JPEG ma file Word, Excel e PDF. In altre parole, clienti aziendali. Inoltre, i loro colleghi avrebbero seguito il loro esempio, generando un flusso costante di nuove iscrizioni. Levie ha deciso di abbandonare il mercato dei consumatori volubile e concentrarsi sul servizio alle imprese, aziende con migliaia di dipendenti, che sarebbero disposte a pagare per un servizio di archiviazione su misura per le loro esigenze. Ha iniziato ad aggiungere le funzionalità richieste dalle grandi aziende: ricerca, sicurezza e la possibilità di creare ed eliminare account, gestire l'accesso ai file e concedere l'autorizzazione per visualizzare, modificare o eliminare.

Nell'abbracciare i clienti aziendali, Levie ha affrontato quella che all'epoca era la più grande azienda tecnologica del mondo: Microsoft. E Redmond potrebbe averlo schiacciato se non fosse stato per un colpo di fortuna. Alla fine del 2007, Apple ha introdotto l'iPhone. Per molte persone, il dispositivo è stato il loro primo smartphone e le app che hanno scaricato hanno trasformato la posta elettronica, la visualizzazione dei documenti e persino la modifica dei documenti in esperienze mobili. Improvvisamente, i dipendenti sono stati liberati dall'ambiente rigorosamente gestito dell'IT aziendale, con le sue intranet protette da password e le lente reti private virtuali. Se trovavano il regime dell'ufficio troppo restrittivo, scaricavano semplicemente app che giravano nel cloud, inclusa una da Box.

Come è successo, Apple, Google e Microsoft hanno introdotto servizi di archiviazione di file di livello consumer nel cloud. Microsoft ha lanciato SkyDrive nel 2007, con uno sbadiglio collettivo al di fuori del mondo desktop di Windows. iCloud di Apple è uscito zoppicando nel 2011 e Google Drive è finalmente apparso nel 2012, ben sette anni dopo il debutto di Box. Nel frattempo, Dropbox è stato lanciato nel 2008 e ha raccolto rapidamente recensioni entusiastiche, una base di utenti in rapida crescita e investimenti dai migliori VC. Oggi domina il mercato consumer che Box ha abbandonato.

Ma Levie non si è mai guardato indietro.

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Il box office è un labirinto di scrivanie, pareti divisorie e sale riunioni con nomi come Watson (per il fondatore di IBM) e Revenue Bong (il ricordo imprevisto di Levie della frase di marketing sales funnel). Nella stanza chiamata Fry's (come nel rivenditore di elettronica), l'amministratore delegato siede con otto colleghi attorno a un lungo tavolo di quercia. Indossa la sua giacca nera sopra una maglietta turchese brillante con il logo Box e un arcobaleno. È una strana combinazione, ma accenna a malapena al resto del suo ensemble, nascosto sotto il ripiano del tavolo: pantaloncini giallo fluo, calzini turchesi alti fino al polpaccio (per abbinarsi alla maglietta) e scarpe da ginnastica cremisi. Oggi è il National Coming Out Day e l'outfit è uno spettacolo di solidarietà.

Con due tazze di caffè sul tavolo davanti a sé, Levie scruta attentamente le diapositive proiettate sulla parete di fondo. Istruisce la squadra, chiedendo se un determinato insieme di numeri è effettivo o previsto e perché gli obiettivi sono così bassi. (Cinque milioni per il 2013? Dovremmo fare 10. Facciamo 20!) Si gira e inclina la sedia mentre parla. In pochi minuti, la seconda tazza è vuota.

37 miliardi di dollari

Importo speso per i servizi cloud pubblici nel 2012

Il team sta delineando una strategia per View API, la tecnologia Box acquisita lo scorso anno con una società chiamata Crocodoc. View API è un motore di visualizzazione di documenti che traduce file Word, Excel, PowerPoint e PDF in formato HTML5. In pratica, questo rende più facile per gli sviluppatori visualizzare i file archiviati in Box sulle pagine Web. Ma c'è di più. Innanzitutto, esegue il rendering rapido dei documenti in modo che appaiano quasi esattamente come sarebbero nella loro applicazione nativa. In secondo luogo, la tecnologia li decostruisce nelle loro parti componenti, che potrebbero eventualmente essere manipolate nel software. In un diagramma di un sistema idrico municipale, ad esempio, le pompe potrebbero accendersi quando un utente passa il cursore su di esse, rivelando i dati su quanta acqua scorre attraverso di esse.

Se tutto va secondo i piani, l'API di visualizzazione fungerà da farmaco gateway per l'intera piattaforma Box. Qualsiasi azienda sia sopraffatta da allegati di posta elettronica o desideri incorporare documenti nelle pagine Web, dai produttori alle università, dagli editori ai negozi online, troverà conveniente archiviarli in Box. Inoltre, le app offerte da circa 700 partner di Box consentiranno ai dipendenti di archiviare i file che generano direttamente in Box. I lavoratori scopriranno che possono allegare metadati, associando, ad esempio, un numero di patente di guida a un reclamo assicurativo, o programmare il sistema per inoltrare qualsiasi documento in arrivo che includa un numero di telefono al team di vendita.

Mentre l'incontro volge al termine, Levie si alza, rivelando il suo completo costume del Coming Out Day. Salto fuori, dice, e esce dalla stanza a grandi passi su gambe nude e cariche di caffeina. Pochi istanti dopo, un impiegato di Box fa capolino dalla porta. Aaron è passato di corsa con indosso un paio di pantaloncini gialli, dice. Va tutto bene?

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Levie apre la porta a vetri della casa del pho alle 18:30. tagliente e prende una cabina. La cameriera non chiede nemmeno il suo ordine; è sempre zuppa di pollo, noodle extra e una lattina di birra alla radice A&W. Mescolando la sua ciotola, spiega che le prospettive di Box dipendono dalla sua capacità di trasformare il lavoro da una marcia seriale di e-mail, riunioni e rapporti a un processo parallelo chiamato produttività continua .

La frase deriva, tra tutte le persone, da un ex dirigente di Microsoft, Steven Sinofsky, che in varie occasioni ha supervisionato Windows, Office e Internet Explorer e ha lasciato bruscamente l'azienda alla fine del 2012 dopo il turbolento rilascio di Windows 8. Levie ha visto la notizia e lo ha contattato punzecchiandolo su Facebook. Chi lo fa più? Sinofsky dice. Immagino che pensasse che fossi una persona anziana. I due si sono incontrati davanti al pollo pho con spaghetti extra e Sinofsky si è presto unito a Box come consulente.

Il concetto di produttività continua di Sinofsky è il seguente: nelle organizzazioni tradizionali, le informazioni sono concentrate al vertice della gerarchia di gestione e distribuite in base a una pianificazione. Nelle organizzazioni connesse e mobili, invece, ogni dipendente ha uguale accesso alle informazioni, potenzialmente in tempo reale man mano che maturano. Ciò tende ad appiattire la gerarchia di gestione; il capo può dettare legge, ma vengono prontamente reindirizzati dai dipendenti. Inoltre, i lavoratori possono condividere facilmente le informazioni con persone esterne all'azienda. Questo tende a dissolvere i confini organizzativi. Il ritmo dell'attività aumenta, i dati sostituiscono le ipotesi e l'esecuzione ha la precedenza sulla strategia.

Le idee di Sinofsky ricordavano a Levie un 1937 tema intitolato The Nature of the Firm, in cui l'economista Ronald Coase ha esposto una logica per il motivo per cui le aziende esistono: risparmiano il costo, in tempo e denaro, di organizzazione, scioglimento e riorganizzazione per ogni nuovo progetto. Questo era vero in un'epoca in cui non avevamo interfacce comuni tra le organizzazioni, spiega Levie. Non più. Sempre più spesso, le aziende possono assemblare al volo le risorse di cui hanno bisogno: data center a noleggio, produzione a contratto, crowdsourcing. Più precisamente, poiché il ritmo del cambiamento accelera, non hanno altra scelta.

Levie vuole mettere Box al centro di questa trasformazione. Una parte fondamentale del suo piano è aggiungere funzionalità e app su misura per le esigenze di settori specifici, tra cui istruzione, finanza, governo, assistenza sanitaria, legge, media, prodotti confezionati e vendita al dettaglio. Successivamente, Levie prevede di connettere non solo le aziende ma le industrie stesse. Per fare un film di Hollywood, sottolinea, i file devono essere condivisi tra studi, agenti, distributori, promotori e avvocati. In ogni punto della condivisione, c'è un rallentamento, dice. La grande domanda è come accelerare questo processo. La sua risposta: collegando partner, fornitori, appaltatori e così via a un servizio di collaborazione sincronizzato nel cloud.

Una domanda più grande è se le aziende debbano cedere le proprie informazioni a un fornitore di servizi cloud. Molti trovano convincenti i risparmi sui costi. Ma alcuni concorrenti scommettono sul fatto che le aziende dovranno conservare i file internamente, sia perché questi file sono estremamente grandi, rendendoli lenti da caricare, sincronizzare e accedere online, o perché sono semplicemente troppo sensibili per essere archiviati su Internet pubblico . Un'azienda chiamata Egnyte, ad esempio, offre una cosiddetta soluzione ibrida che combina cloud e storage on-premise. Un simile accordo potrebbe interessare chiunque sia preoccupato dalle rivelazioni che il governo degli Stati Uniti, o altri ficcanaso, possano saccheggiare i dati conservati nel cloud.

Scripps Networks, che produce programmi per la TV via cavo, è uno dei primi esploratori di questa terra incognita. L'azienda, che ha sede a Knoxville, nel Tennessee, e ha uffici a Londra, Rio de Janeiro e Singapore, ha adottato Box dopo che il CEO ha regalato a ogni dirigente un iPad nel 2011 senza informare il dipartimento IT. Scripps utilizzava SharePoint, ma all'epoca il programma di Microsoft non supportava i dispositivi Apple e si è rivelato poco maneggevole per la collaborazione ad hoc, afferma Chuck Hurst, vicepresidente della distribuzione dei contenuti e dei media. Invece, i dipendenti condividevano file riservati tramite Dropbox e altri sistemi privi di funzionalità di amministrazione aziendale. L'ufficio legale aveva le crisi.

Hurst ha introdotto Box alla fine del 2012 ed è diventato parte integrante delle operazioni di Scripps. Il reparto marketing lo utilizza per scambiare risorse con le agenzie pubblicitarie. I rappresentanti di vendita eseguono le presentazioni direttamente da Box. Possono condividere le cose rapidamente e noi non li mettiamo in mezzo, dice, quindi sono felici. Box non è ancora pronto per gestire gli enormi file necessari per la produzione e la trasmissione di video, ma Hurst crede che alla fine lo farà. A quel punto, potrebbe rivoluzionare il modo di fare le cose nel suo settore.

Al ristorante, Levie beve l'ultimo del suo pho. Le sette sono solo la metà della sua giornata lavorativa. L'ufficio sarà per lo più vuoto quando tornerà, ma questo lo lascia libero di contemplare le sue prossime mosse. Siamo solo all'1 percento della strada verso ciò che è possibile in questo spazio, dice. I personal computer non hanno trasformato il business finché non ce n'era uno su ogni scrivania, sottolinea. Allo stesso modo, il cloud computing non trasformerà il nostro modo di lavorare finché non verrà utilizzato da tutti gli uffici del mondo. Nel frattempo, le persone nate nel 2014 non utilizzeranno mai un desktop o un laptop. Conosceranno solo telefoni, tablet, Google Glass e qualunque cosa accada dopo. Il cambiamento del PC ha colpito milioni di persone; questo interesserà miliardi, dice. L'opportunità è molto più ampia rispetto alle precedenti epoche dell'informatica aziendale.

Con ciò, paga l'assegno e torna al lavoro, dove il compito di far girare un mondo già sempre attivo sempre più veloce, più efficiente e più produttivo non finisce mai.

Ted Greenwald è un giornalista freelance della Silicon Valley che ha scritto per Bloomberg Business Week , Fortuna , e Cablata . Ha profilato il fondatore di Dwolla Ben Milne nel numero di settembre/ottobre 2013.

Questa storia è stata aggiornata il 17 dicembre 2013.

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