La guida del CEO per riaprire in sicurezza i luoghi di lavoro

Un robot sviluppato da SK Telecom in Corea del Sud monitora la temperatura corporea delle persone e se indossano o meno maschere. Chung Sung-Jun/Getty Images

Forse l'unica più grande implicazione della riapertura delle economie nazionali è che la responsabilità e quindi la responsabilità per affrontare la pandemia di covid-19 si sposterà dal settore pubblico a quello privato. Sia gli amministratori delegati di Fortune 500 che i proprietari di piccole imprese prenderanno presto decisioni che influiranno sulla salute non solo della loro attività ma anche delle loro persone (dipendenti, appaltatori, clienti, fornitori), che a loro volta influiscono sulla salute delle loro famiglie, amici e vicini . Con così tanto in gioco, come dovrebbero i leader aziendali pianificare di operare nella fase della ripresa post-rimanenza a casa?

Ecco un framework semplice ma potente per la creazione di un piano.

L'attuale crisi è guidata da un problema di salute: non abbiamo ancora una cura o un vaccino per il nuovo coronavirus. I gestori hanno poco controllo su questo. Ma fino a quando il problema di salute non sarà risolto, i luoghi di lavoro saranno opportunità per le persone infette di contagiare gli altri. Ciò crea un problema di gestione che richiede soluzioni di gestione e i manager ne hanno il controllo.

Il problema di gestione è causato da una carenza di informazioni ... Se avessimo quelle informazioni, non ci sarebbe crisi economica.

Il problema gestionale è se e come riaprire le attività, visto che la diffusione del virus sul posto di lavoro resta una vera minaccia. Il problema di gestione è causato da una lacuna informativa: non sappiamo chi ha il virus (infettivo), chi l'ha avuto (immune) e chi non l'ha mai avuto (sensibile). Se avessimo queste informazioni, non ci sarebbe crisi economica. Avremmo semplicemente bisogno di mettere in quarantena le persone infettive mentre la stragrande maggioranza che è sana vive come al solito. In altre parole, non avere tali informazioni ci sta costando, secondo una stima, 375 miliardi di dollari al mese a livello globale . In assenza di tali informazioni, l'inizio della ripresa economica ci impone di risolvere il problema di gestione.

Ci sono due tipi di soluzioni a questo problema. Primo, soluzioni basate sull'informazione implicano prevedere chi è infetto e chi è immune e quindi utilizzare queste informazioni per decidere chi può entrare nel posto di lavoro. In secondo luogo, poiché queste previsioni saranno inevitabilmente imperfette, lo sono soluzioni sempre attive : tecnologie e processi che limitano la diffusione del virus quando entrano persone infettive. Il lockdown è la soluzione sempre attiva più estrema; la riapertura ne richiede di più sfumati.

Soluzioni basate sull'informazione

Esistono vari modi per raccogliere informazioni su chi è probabile che sia infetto. Ovviamente, le persone possono essere testate per il nuovo coronavirus (ad esempio, con tamponi nasofaringei). Questi test possono a volte essere abbastanza inaffidabile , non sono sempre prontamente disponibili e ottenere risultati può richiedere giorni. Tuttavia, nel tempo, questa situazione dovrebbe migliorare. Alla fine, prevediamo, le organizzazioni eseguiranno test diffusi e frequenti sui dipendenti.

Un'altra forma di raccolta di informazioni è il monitoraggio dei sintomi, in particolare quelli lievi che il paziente potrebbe anche non notare. In alcuni paesi le persone si fanno già controllare la temperatura prima di poter entrare in un ufficio, in un ristorante, in aereo o in metropolitana. Questo è utile ma imperfetto: alcune persone con la febbre non avranno il coronavirus, mentre altre senza febbre potrebbero comunque essere infettate. La combinazione di controlli della temperatura con altre informazioni diagnostiche come radiografie del torace ospedaliere e livelli di ossigeno nel sangue può migliorare la precisione. Queste forme di raccolta di informazioni possono essere meno accurate dei test diretti per il virus, ma possono essere più economiche, più veloci e più facili da implementare regolarmente e su larga scala per i datori di lavoro.

Ci sono anche modi per monitorare diverse parti del tuo posto di lavoro per i segni di un focolaio, anche se non sai chi è infetto. I sensori sono in fase di sviluppo in grado di rilevare il coronavirus nell'aria. Altri test possono raccoglierne tracce nelle acque reflue . Gli strumenti di apprendimento automatico potrebbero combinare questi e le informazioni di altri sensori per prevedere la probabilità che qualcuno in un edificio o in un quartiere sia infetto e ordinare test individuali per tutti i presenti. Nel nostro libro Macchine di previsione , abbiamo descritto come i progressi dell'intelligenza artificiale consentano previsioni sempre più complesse da un'ampia varietà di fonti di dati come queste.

Il problema è che le soluzioni basate sull'informazione sono probabilistiche e alcuni errori sono inevitabili. La frode con carta di credito è un buon esempio. Supponiamo che una banca riceva un avviso che una transazione con carta di credito ha una probabilità dell'1% di essere fraudolenta. La banca dovrebbe negare la transazione o consentirne il proseguimento? In che modo questo dovrebbe dipendere dalla redditività del cliente per la banca?

Così è con il coronavirus: la tua azienda dovrebbe continuare a funzionare se c'è una probabilità dell'1% che una persona infetta varchi la porta? Che ne dici di una probabilità del 5% o dello 0,1%? La risposta dipende dai vantaggi relativi ai costi, dall'importanza dell'apertura del luogo di lavoro fisico rispetto al rischio di infezione. In effetti, questo è il motivo per cui supermercati, farmacie e altre attività essenziali sono rimaste aperte durante la crisi senza alcuna soluzione basata sull'informazione: perché i vantaggi di rimanere aperti sono così ovviamente ampi. D'altra parte, molte società di servizi professionali possono funzionare abbastanza bene da remoto, quindi i loro luoghi di lavoro fisici rimangono chiusi.

Anche se non puoi ridurre a zero la probabilità che il virus entri nel posto di lavoro, puoi limitarne l'impatto se dovesse entrare. Inserisci soluzioni sempre attive.

Soluzioni sempre attive

Fino a quando le soluzioni di gestione delle informazioni di cui abbiamo discusso sopra non aumenteranno, le soluzioni sempre attive saranno l'approccio principale utilizzato dai manager per riaprire le loro attività.

Tutti i tipi di decisioni che prima sarebbero state prese sulla base della produttività e dell'efficienza ora devono considerare anche la possibilità di infezione. Nel settore della ristorazione, il flusso di persone dentro e fuori la cucina è ora un problema di gestione del rischio di infezione. Nel settore della moda al dettaglio, le decisioni se aprire spogliatoi o consentire ai clienti di provare gli articoli sono ora problemi di gestione del rischio di infezione. Il passaggio dai documenti fisici a quelli digitali ora riduce il rischio di infezione, aumentando l'efficienza e sprecando meno carta. Il rischio di trasferire il virus scambiando contanti aumenta i vantaggi relativi dei sistemi di pagamento digitali.

Ad oggi, abbiamo visto due grandi tipi di soluzioni sempre attive. Il primo tipo non modifica il numero o la natura delle interazioni, ma mira a renderle meno rischiose. Cose come mascherine, postazioni disinfettanti per le mani e schermi in plexiglass ai banchi della reception e alle casse dei negozi rientrano tutti in questa categoria.

Il secondo tipo sono soluzioni che mirano a far interagire meno le persone. Questi includono spazi fisici riprogettati (per ridurre al minimo le interazioni o superfici ad alto contatto), flussi di lavoro riprogettati (per consentire di svolgere il lavoro in parallelo o in sequenza anziché congiuntamente) e processi di gestione delle persone riprogettati (per ridurre al minimo le interazioni tra gruppi o team). Rientrano in questa categoria anche le riduzioni di capacità, sia dei dipendenti (attraverso licenziamenti e permessi) che dei clienti (attraverso limiti di occupazione).

Le soluzioni sempre attive impongono costi aggiuntivi alle aziende. Ci sono costi diretti per cose come dispositivi di protezione e pulizie più frequenti. Se la soluzione sempre attiva comporta una capacità ridotta, i profitti diminuiranno. Infine, spazi, flussi di lavoro e processi riprogettati possono portare a una minore produttività, maggiore inefficienza o lavoratori più infelici. Naturalmente, alcuni cambiamenti potrebbero aumentare la produttività. Alcune aziende, in particolare quelle nelle città congestionate come New York, riferiscono che il lavoro da casa le ha rese più produttive, principalmente perché elimina i lunghi spostamenti.

Nella prossima fase della ripresa del covid-19, molti amministratori delegati delle grandi imprese inizieranno a comportarsi come presidenti e primi ministri.

Diversi tipi di attività si prestano in modo diverso a soluzioni sempre attive. È più facile mantenere il distanziamento sociale nei garden center che nei parrucchieri. Alcune attività stanno scegliendo di non aprire anche se sono autorizzate: molti ristoranti hanno scelto di mantenere chiusi i servizi di ristorazione perché con il distanziamento sociale non possono far entrare un numero sufficiente di clienti alla volta per compensare i costi delle pulizie e aspettare personale.

Le tue scelte

In qualità di manager, sei responsabile della creazione delle soluzioni basate sulle informazioni e sempre attive della tua organizzazione. Devi decidere quante informazioni raccogliere su chi è infetto e immune; come raccogliere tali informazioni e con quale frequenza; e come agire in base a quanto rischio è disposta a sopportare la tua organizzazione. Devi anche decidere come dovrebbero cambiare i tuoi processi quotidiani per limitare la diffusione della malattia nel caso in cui una persona infetta arrivi sul tuo posto di lavoro e considerare come tali cambiamenti influiranno sia sulla sicurezza che sulla produttività. Non ha senso riportare i lavoratori in ufficio se le soluzioni sempre attive impediscono loro di svolgere il proprio lavoro meglio di quanto farebbero a casa.

Insieme, queste decisioni determineranno se la tua azienda può sopravvivere e prosperare mentre aspettiamo un trattamento o un vaccino. Queste decisioni implicano compromessi calcolati, una comprensione del rischio e la volontà di innovare.

Nella prossima fase della ripresa del covid-19, molti amministratori delegati delle grandi imprese inizieranno a comportarsi come presidenti e primi ministri. Riferiranno il numero di infezioni e decessi, spiegheranno le loro strategie per mantenere le curve piatte, decideranno quanto velocemente allentare le misure di isolamento e passeranno alla modalità di gestione delle crisi quando si verifica un'epidemia. Alcuni saranno più come gli Stati Uniti, altri più come la Svezia. Verranno esaminati i valori anomali, quelli che scelgono strategie insolite o sperimentano più infezioni rispetto ai loro coetanei. La loro sfida è che ogni decisione implica un compromesso tra profitto a breve termine e sicurezza, e quindi si assume qualche rischio. Se la tragedia colpisce, come probabilmente accadrà per alcuni, la questione centrale non sarà di chi è la colpa, ma se il rischio che hanno corso è stato saggio.

Gli autori sono gli architetti del Creative Destruction Lab (CDL), un'organizzazione no-profit con la missione di accelerare la commercializzazione della scienza per il miglioramento dell'umanità. Il loro programma CDL Recovery, lanciato di recente, supporta le iniziative imprenditoriali che sviluppano soluzioni basate sull'informazione alla crisi del covid-19. Joshua Gans è l'autore di L'economia ai tempi del Covid-19 (MIT Press, 2020) .

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