L'uomo dell'organizzazione digitalizzata di David Allen

David Allen è autore del best-seller Fare le cose: l'arte della produttività senza stress e uno dei principali guru della gestione del tempo personale della nazione. Il suo sistema di gestione del tempo enfatizza l'azione immediata sulle informazioni in arrivo, completando l'azione, se può essere eseguita in pochi minuti, delegandola o archiviandola in cartelle specifiche di attività e follow-up per un periodo di tempo stabilito da parte per compiti più grandi. (In effetti, Allen ha alcuni discepoli qui a Technology Review.)

Quando abbiamo incontrato Allen questa settimana, gli abbiamo chiesto cosa ne pensa degli ultimi strumenti tecnologici per il monitoraggio delle attività e degli impegni, come Google Calendar, lanciato la scorsa settimana (vedi Time Keeper di Google).

Revisione della tecnologia: I computer e Internet ci permettono fare più cose, ma possono davvero aiutarci a fare più cose? Come si inserisce la tecnologia in un buon sistema di gestione del tempo?

David Allen: Prima di tutto, non gestisci il tempo. Il tempo è tempo e non può essere gestito. Quello che gestisci sono gli impegni. Il calendario ti consentirà di gestire, al massimo, il tre o quattro percento di ciò che devi fare. Quello di cui hai veramente bisogno è un modo per tenere traccia dei tuoi impegni. Quindi inizi ad avere un'idea dell'enorme volume di impegni che hai preso e sei in grado di rivedere quegli impegni.

La stragrande maggioranza dei gadget non fa altro che velocizzare il modo in cui suddividi queste informazioni. Non c'è differenza tra avere il calendario in tasca o averlo su Internet. Possiedo un Palm e non lo userei nemmeno a meno che non abbia una funzione mensile a colpo d'occhio, che è l'unica ragione per cui Palm è leggermente migliore di molti altri gadget per la gestione delle informazioni digitali. Ma ha uno svantaggio uguale: fuori dalla vista, fuori dalla mente.

Spesso, devi guardare l'elenco delle chiamate che devi effettuare quando sei al telefono e quando hai un po' di tempo. Se un computer rende quell'informazione più onnipresente e di più facile accesso, allora, fino a quel punto, aiuta.

Ma un computer può anche darti l'illusione di essere organizzato, quando in realtà tutto ciò che fai è tenere traccia dei segnaposto. Nel mondo dei geek, molte persone adorano le mie cose, perché potenziano ciò che puoi fare. Ma se sei oberato di lavoro, sarai altrettanto stanco se stai usando un calendario elettronico o online come se ne usassi uno cartaceo.

TR: Come tieni traccia dei tuoi impegni?

DÀ: Francamente, tutto ciò di cui ho bisogno sono le liste. Uno di questi elenchi è un calendario e gli altri sono elenchi di cose che contengono potenziali opzioni, cose che posso indicare a me stesso di andare e fare a seconda di dove mi trovo, come @lavoro, @casa, ecc. Non ho bisogno di nulla ma questi otto o nove elenchi piatti. Tutto ciò che gestisce gli elenchi funziona bene per questo. Ho usato un pianificatore di carta esattamente in questo modo. È solo un po' più facile portare un Palm. Ma potrei sfogliare il pianificatore più facilmente di quanto non riesca a sfogliare il palmare.

TR: Che dire degli smartphone come Treo di Palm, con calendari, e-mail e così via? Ti consentono di tenere elenchi di cose da fare ed effettuare chiamate dallo stesso dispositivo.

DÀ: Il mio telefono Sony-Ericsson è molto più divertente da avere in tasca rispetto a un Treo, che piace a molte persone, ma i PDA sono piccole cose goffe. Preferisco mischiare e abbinare il mio Palm e il mio telefono piuttosto che romperli insieme. Se uno va giù voglio che l'altro funzioni. E il piccolo fattore di forma del telefono è un vantaggio. Ero appena uscito per una passeggiata a Boston. Metto il cellulare in tasca. Non volevo prendere il Palm. Se avessi un Treo, dovrei portarli entrambi con me, e poi avrei quella cosa grossa e goffa in tasca.

Inoltre, molti PDA stanno diventando come piccoli computer, dove devi fare due o tre clic per trovare i tuoi elenchi. Se stai cercando di mappare 43 diverse categorie in Outlook sul tuo dispositivo Windows Mobile, ma vuoi solo fare una chiamata veloce, quanti posti devi cercare? Capisco che se sei davvero un genio questa diventa un'abitudine, allora hai abbattuto la tua resistenza inconscia. E molte di queste cose funzionano sui nostri geek interiori quando siamo a casa il sabato a scherzare con i gadget. Ma quando sei alle prese con la realtà, quando ti stai riprendendo dall'influenza e ti senti una merda, è meglio che sia molto semplice e accessibile per te.

TR: Come ti sembrerebbe un tipo veramente utile di tecnologia per l'agenda personale?

DÀ: Potremmo creare un'intelligenza ragionevolmente esperta, proprio come Mitch Kapor [fondatore di Lotus] ha fatto originariamente con Agenda. [Agenda era un programma di gestione delle informazioni personali basato su DOS commercializzato da Lotus alla fine degli anni '80 e all'inizio degli anni '90; consentiva l'inserimento e la categorizzazione in forma libera di piccoli oggetti in un database ed è ancora utilizzato da molti dei suoi devoti. -Ed. ] Se potessi semplicemente annotare Call Bill sullo schermo di un PDA e apparisse immediatamente sul mio elenco delle chiamate, ed eccolo lì quando sono in aeroporto e ho tempo per fare alcune chiamate, le cose andranno a posto molto più conveniente.

Quando arriva il giorno in cui sono seduto qui a parlare con te, e mi rendo conto che ho bisogno di batterie per la mia macchina fotografica, e lo dico solo al mio palmare, e poi quando esco per le commissioni è già nella mia lista - se è veloce, a prova di proiettile e senza soluzione di continuità e ti mostra i dati che vuoi vedere in qualsiasi contesto ti trovi, quindi i computer alla fine diventeranno strumenti utili, perché ci forniranno i dati che desideriamo sempre più rapidamente.

I tablet PC [portatili con interfacce basate su penna] si stanno avvicinando. Le persone del mio team tecnologico e altre persone che conosco sono fanatiche dei tablet PC e le adorano. A loro piace il tocco e la sensazione della carta, ma il tablet è un modo potente per digitalizzare. È divertente. Quando il computer diventa davvero, davvero, davvero buono, potente e veloce, allora inizierà a corrispondere alla carta.

Ma se sei arrivato abbastanza avanti in GTD [ Finire di fare le cose ], sai che la tua sfida più grande è fare la revisione settimanale [tempo riservato per valutare e vagliare gli elenchi e determinare quale dovrebbe essere l'azione successiva per ogni elemento]. Se avessi un miliardo di dollari, progetterei una cosa che farebbe una revisione settimanale personalizzata. Farebbe scattare le domande giuste e mi farebbe pensare ai risultati. Ad esempio, direbbe: stai andando a New York. Vuoi che ti prenda i biglietti per il teatro come hai fatto l'ultima volta che eri lì? Ci sono un sacco di cose interessanti che si potrebbero costruire in un vero manager personale.

WR: L'obiettivo finale di fare le cose è aiutare le persone ad avere, come dici tu, una mente come l'acqua, in modo che possano effettivamente scaricare le cose nelle loro liste e avere un po' di tempo libero quando le loro teste non sono piene di tutte le cose che hanno da fare. La tecnologia ci avvicina di più a quel tipo di non fare?

DÀ: Non voglio fare niente il più spesso possibile. Ecco perché ricevo costantemente la mia casella di posta elettronica il più vicino possibile allo zero e cerco di chiudere tutti quei loop. La maggior parte delle persone trascorre l'intera settimana prima di andare in vacanza solo cercando di gestire questa roba e non di esserne gestita. Ma il 90 percento del lavoro di GTD è solo essere in grado di cercare molto rapidamente ciò che [dovrei] fare in questo momento.

Immagine della home page per gentile concessione della David Allen Company. (La foto è di David Allen.)

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