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Il software ERP ottiene una seconda vita nel cloud
I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) non hanno la storia più gloriosa. Negli anni '90, i fornitori di ERP hanno affermato che la tecnologia avrebbe segnato la fine dei passaggi che richiedono tempo nelle aziende manifatturiere. ERP ha promesso di automatizzare e integrare tutto, dal monitoraggio degli ordini alla distribuzione dei prodotti e alla programmazione della produzione. Ma la tecnologia spesso non è riuscita a fornire. Alcuni clienti arrabbiati hanno persino fatto causa ai loro fornitori di ERP.
Ora, tuttavia, le innovazioni stanno rendendo la tecnologia più utile e conveniente. Il software può essere ospitato in remoto (nel cloud) e utilizzato sui telefoni cellulari. Può aiutare i produttori a ridurre i costi e semplificare le loro operazioni per molto meno di quanto costassero i sistemi ERP.
DDB Unlimited, con sede in Oklahoma, ad esempio, ha investito 235.000 dollari in un sistema ERP tradizionale nell'aprile 2010. Un produttore di involucri robusti per apparecchiature elettriche e di comunicazione, DDB Unlimited sperava di raccogliere informazioni dai suoi diversi reparti di contabilità, inventario e produzione in un database per una visione in tempo reale dei suoi processi produttivi. Ma il sistema si è rivelato lento e difficile da navigare, costringendo i dipendenti a impiegare tre volte più tempo per svolgere il proprio lavoro, ricorda il fondatore e presidente Dusty Mahorney.
Così, lo scorso gennaio, DDB Unlimited è passato a un sistema ERP ospitato in remoto da un altro provider, Acumatica. DDB Unlimited essenzialmente noleggia un sistema ERP basato su Internet senza dover acquistare server costosi e ad alta manutenzione. Acumatica gestisce aggiornamenti software, patch e backup, liberando il reparto IT di DDB Unlimited di concentrarsi sui propri impianti di produzione. I dipendenti possono utilizzare il sistema per tenere traccia dei costi di produzione, visualizzare i crediti, inserire ordini di acquisto, rivedere l'inventario e cancellare i controlli. Il sistema ha aiutato DDB Unlimited a ridurre il ciclo di elaborazione degli ordini da due ore a 45 minuti. I dipendenti possono accedere al sistema da un computer remoto per informazioni in tempo reale come la cronologia degli acquisti di un cliente.
È costato a DDB Unlimited circa $ 100.000 trasferire i dati e compiere gli altri passaggi necessari per implementare il sistema ERP cloud, che costa $ 35.000 all'anno. Ma Mahorney afferma che la mossa ridurrà $ 80.000 in spese annuali rispetto ai giorni precedenti all'ERP.
Anche alcune aziende di alto profilo hanno avuto grossi problemi con le versioni precedenti dei sistemi ERP. Si consideri l'implementazione ERP fallita di Hewlett-Packard nel 2004. Ha contribuito a 160 milioni di dollari in arretrati di ordini e ha comportato spedizioni annullate e vendite perse. Nel 1999, Hershey ha accusato ERP e altri software di non aver consegnato $ 100 milioni in caramelle di Halloween.
Ci sono tutte queste grandi storie di queste disastrose implementazioni che sono costate centinaia di milioni di dollari e talvolta anche aziende in bancarotta che non avevano idea di quanto sarebbe costato effettivamente implementare un sistema ERP, afferma Seth Ravin, CEO di Rimini Street, un supporto software ERP e fornitore di manutenzione.
Alcune aziende non riescono ancora ad anticipare la complessità intrinseca della tecnologia ERP. Una soluzione ERP basata su cloud, tuttavia, consente ai produttori di fare il passo senza dover spendere molti soldi in anticipo. I produttori non devono necessariamente spendere milioni e milioni di dollari per acquistare software, afferma Eric Kimberling, presidente della società di consulenza ERP Panorama Consulting Solutions con sede in Colorado. È come noleggiare un'auto.
I dispositivi mobili stanno anche rendendo l'ERP più attraente per i produttori. Ora i lavoratori possono utilizzare i sistemi per approvare gli ordini di acquisto, tenere traccia delle spedizioni e segnalare i colli di bottiglia della produzione anche quando si trovano all'esterno dello stabilimento.
Un altro miglioramento di cui i produttori possono trarre vantaggio è l'ERP open source, che, a differenza dei sistemi proprietari, in genere presenta una base di codice pubblico che consente agli utenti di personalizzare il prodotto in base alle proprie esigenze. Le soluzioni open source generalmente includono anche l'accesso a una comunità ad hoc di sviluppatori per supporto e collaborazione.
Ma mentre i sistemi ERP mobili e open source sono flessibili, non sono per tutti. Dotare i lavoratori sul campo di dati ERP sui loro smartphone solleva enormi problemi di sicurezza. E può essere difficile per alcune aziende sfruttare appieno il software open source a meno che tu non sia un'organizzazione che ha un negozio IT molto sofisticato, afferma Kimberling.