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E-mail che non puoi ignorare
Molti lavoratori ritorneranno dalle loro vacanze a una valanga di e-mail non lette. E separare quelle importanti da quelle banali potrebbe esaurire qualsiasi buona volontà festiva, specialmente ora che tre quarti di tutte le e-mail in arrivo dall'ufficio sono spazzatura, secondo la società di ricerca Gartner.
Esistono però nuove soluzioni per gestire la propria casella di posta che uniscono software e sociologia. Andando oltre le misure esistenti, come i filtri antispam e le blacklist, queste nuove applicazioni danno la priorità alla posta in arrivo studiando i modelli di interazione umana.
Microsoft Research ha rilasciato uno di questi programmi il 30 novembre. Il download gratuito si chiama SNARF, per Ricerca di social network e relazioni . Funziona insieme a Microsoft Outlook (2002 e versioni successive), esaminando le cronologie delle e-mail e seguendo le catene di comunicazioni per scovare i messaggi non letti che ritiene più importanti.
SNARF misura l'importanza di un mittente in base a due fattori chiave: il numero e la frequenza dei messaggi inviati e ricevuti. Il programma quindi ordina le e-mail non lette in tre campi: messaggi in cui l'utente è elencato nei campi A o CC, e-mail di gruppo e tutti i messaggi ricevuti nell'ultima settimana. SNARF elenca i messaggi per mittente, anziché per oggetto, e mette in primo piano i corrispondenti più importanti di un utente.
Danyel Fisher, ricercatore nel Community Technologies Group di Microsoft e membro del team di sviluppo SNARF, crede che l'efficacia di SNARF risieda nella sua semplicità. Stiamo solo contando le e-mail, dice Fisher. Alcune persone potrebbero chiamarlo un algoritmo di morte cerebrale, ma i messaggi che invii a qualcuno sono un buon proxy per quanto bene conosci le persone, dice. Può essere molto dettagliato.
Microsoft non ha ancora intenzione di incorporare SNARF in un programma commerciale come Outlook, ma Fisher afferma che il social networking continuerà a essere un tema nello sviluppo dei prodotti dell'azienda. Anche se questo è solo un software dimostrativo, ci sta dicendo che c'è fame di nuovi modi di pensare alla posta elettronica, afferma Fisher. Prenderemo in considerazione ciò che è importante e come le persone lo usano.
Non sorprende che Microsoft non sia l'unica azienda a vedere i vantaggi dell'aggiunta di intelligenza di social networking alle applicazioni di produttività. LinkedIn è un sito web che sfrutta il principio dei sei gradi di separazione per aiutare i professionisti a fare rete. Si aspetta di rilasciare un aggiornamento al suo Applicazione della barra degli strumenti di Outlook a gennaio che darà la priorità alle e-mail trovando relazioni personali tra altri membri di LinkedIn.
La posta elettronica è uno strumento essenziale e le persone hanno problemi a gestirla, afferma Konstantin Guericke, co-fondatore di LinkedIn, che crede che anche la rete di contatti che gli utenti hanno già stabilito sul servizio della sua azienda possa aiutare a organizzare i loro messaggi. Abbiamo una rete e vogliamo usarla per essere applicabile alla vita delle persone, non solo ogni due anni quando cercano un nuovo lavoro, dice.
Per Guericke, la barra degli strumenti di LinkedIn migliorerà SNARF affrontando criteri sociali più ampi rispetto alle cronologie delle e-mail. La nostra opinione è che sia necessario un mix di relazioni implicite, afferma, sottolineando l'importanza di contatti meno ovvi, come nuovi contatti commerciali, che le cronologie delle e-mail non possono indovinare.
Guericke ha notato che la nuova barra degli strumenti trarrà vantaggio dal sito Web di LinkedIn per riconoscere i messaggi di nuovi mittenti all'interno del proprio social network esistente. Sfruttare i modelli di posta elettronica è una buona fonte di dati, ma sono necessarie anche informazioni sul profilo e sulla relazione per farlo funzionare abbastanza bene da essere trovato utile dagli utenti, afferma.
Per alcuni tecnologi, tuttavia, costruire una consapevolezza sociale nei sistemi di posta elettronica è eccessivo. Diverse applicazioni esistenti già organizzano e danno priorità alla posta in arrivo meglio dei filtri algoritmici, afferma Ross Mayfield, amministratore delegato di testo sociale , un'applicazione di rete che utilizza bacheche modificabili dalla comunità, chiamate wiki, per sostituire completamente le e-mail nella gestione dei progetti.
Ci sono momenti in cui torni dalle vacanze e hai duemila messaggi di posta elettronica e [SNARF] potrebbe fornire una dimensione per ordinare quei dati, dice Mayfield. Se dovessi consigliare agli utenti, tuttavia, farei loro usare questo come filtro di ultima istanza. Una classifica di ciò che potrebbe essere più importante per te, basata sui comportamenti passati, può solo portare alla creazione di una diversa camera di eco.
Sebbene Mayfield creda che i wiki basati su gruppi siano un modo per ridurre le e-mail tra uffici, pensa anche che concentrarsi sulla ricerca delle e-mail, piuttosto che sull'ordinamento, può aiutare a vagliare le caselle di posta gonfie, riducendo al minimo il tempo di lettura di e-mail irrilevanti. Non hai bisogno di un filtro in anticipo se hai una ricerca forte su cui fare affidamento, dice, citando le capacità di ricerca integrate dei sistemi di posta come Gmail di Google e Yahoo Mail.
Naturalmente, finora nessun sistema è in grado di identificare ed enfatizzare in modo appropriato i messaggi delle connessioni che stabilisci al di fuori del mondo elettronico: la persona con cui hai appena scambiato i biglietti da visita, il cugino perduto da tempo o il tuo amico con un nuovo account di posta elettronica.
Coye Cheshire , professore alla School of Information Management and Systems dell'Università della California, Berkeley, che studia gli scambi sociali online, crede che imporre regole – anche quelle derivate da abitudini precedenti – limiti la comunicazione. Probabilmente possiamo fare buone ipotesi basate sull'uso della posta elettronica, ma abbiamo altre interazioni di cui non stanno ancora approfittando, dice.
Cheshire crede che questi tipi di problemi saranno affrontati dalla prossima generazione di strumenti socialmente consapevoli, che spera integreranno l'intelligenza di rete nelle comunicazioni quotidiane, come le conversazioni telefoniche e la messaggistica istantanea. Poiché vediamo che le cose si stanno spostando più verso forme di comunicazione basate sull'elettronica, le linee telefoniche si spostano verso le linee elettroniche a banda larga, aumenta la possibilità di una maggiore comunicazione interattiva, afferma Cheshire.