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Archiviare la posta in modo efficace
Perdere la posta elettronica può essere un problema serio sia per il settore pubblico che per quello privato. Di recente, la Casa Bianca è stata presa di mira per non riuscendo a mantenere gli archivi della sua posta elettronica , anche dopo che l'amministrazione Clinton ha istituito un sistema di archiviazione a causa di uno scandalo simile. L'amministrazione Bush ha messo da parte il sistema di archiviazione esistente come parte di un passaggio da Lotus Notes a Microsoft Exchange, e il suo sistema corrente secondo quanto riferito si basa su una combinazione di nastri di backup e smistamento manuale. All'inizio di questa settimana, secondo il Washington Post , i documenti del tribunale hanno rivelato che la Casa Bianca non è riuscito a trovare le e-mail inviato durante un periodo nel 2003 che comprende l'invasione dell'Iraq.
La posta elettronica può essere difficile da archiviare in modo efficace perché viene inviata in quantità così elevate, il che rende difficile l'archiviazione in un modulo facile da cercare e a prova di manomissione. Entrambi questi requisiti sono particolarmente importanti per la posta elettronica necessaria per i casi giudiziari e altre situazioni legali. Fortunatamente, gli esperti affermano che esistono molte buone tecnologie per l'archiviazione corretta della posta elettronica e che le capacità sono solo migliorate negli ultimi anni.
I nastri di backup rappresentano un metodo scadente per l'archiviazione della posta elettronica, afferma Mark Diamond di Contoural , una società di consulenza per dati e archiviazione. I sistemi a nastro acquisiscono istantanee dei dati a intervalli giornalieri o settimanali prestabiliti, lasciando aperta la possibilità che i dati possano essere sia creati che eliminati prima che possa essere eseguita una copia. Di conseguenza, i backup su nastro sono davvero utili solo come assicurazione contro i guasti del sistema. Un sistema di archiviazione decente, afferma Diamond, include la capacità di sapere cosa si ha e la capacità di... trovare le e-mail e recuperarle facilmente, il che è molto difficile sui nastri di backup.
C'è anche un crescente riconoscimento che i sistemi di archiviazione devono essere automatizzati per funzionare correttamente, in contrasto con il sistema di smistamento manuale laborioso e soggetto a errori attualmente in vigore alla Casa Bianca. Anche molti schemi di archiviazione digitale archiviano i file in più posizioni. Una ricerca completa di tutti i file relativi a una particolare causa potrebbe richiedere la ricerca di molte macchine in posizioni diverse. Diamond afferma che un buon sistema di archiviazione registra l'e-mail non appena raggiunge il server. Altri strumenti automatizzati mirano a proteggere la posta elettronica relativa a controversie esistenti e a semplificare l'ordinamento dei messaggi archiviati esistenti.
Diamond afferma che i nuovi sistemi di archiviazione vanno oltre la semplice memorizzazione della posta elettronica, rendendo possibile il recupero in pochi minuti di dati che altrimenti potrebbero richiedere settimane o mesi per essere disponibili. Tali miglioramenti sono importanti, dice, perché ogni e-mail che qualcuno invia, che provenga dal server di posta della Casa Bianca o dal server di posta elettronica dell'azienda, è un documento aziendale. I tribunali e le autorità di regolamentazione sono stati molto chiari, afferma, sul fatto che ciò significa che la posta elettronica deve essere adeguatamente conservata. I costi possono essere elevati quando non sono presenti buoni sistemi. Al di là delle preoccupazioni per la Casa Bianca, Diamond indica un caso tra Intel e AMD in cui la prima ha riferito di aver speso più di 25 milioni di dollari per recuperare le e-mail perse. La tipica azienda Fortune 500, afferma Diamond, ha più di 150 azioni legali pendenti in un dato momento. Almeno il 50 percento del costo di tale contenzioso, aggiunge, risiede nel recupero dei documenti necessari, la maggior parte dei quali sono elettronici.
Sebbene a prima vista possa sembrare importante stabilire quali e-mail devono essere conservate, alcuni esperti affermano che è meglio conservarle tutte. Robin Bingeman, product manager per Forensic and Compliance Systems, una società con sede nel Regno Unito che realizza uno strumento di archiviazione chiamato crioserver , ha un esempio preferito per illustrare il punto. Immagina un'e-mail che dice quanto segue: Ciao Bill, felice di vederti la scorsa settimana. Mi dispiace sapere dell'infezione renale di Eileen. Spero che esca presto dall'ospedale. Bene, ecco quel documento che ho promesso riguardo al guasto del piantone dello sterzo del cliente. Penso che dobbiamo chiedere al team tecnico di darci un'occhiata prima che diventi un po' una preoccupazione per il cliente. A seconda della tua prospettiva, sottolinea, l'e-mail potrebbe essere considerata personale. Ma contiene anche informazioni sulla responsabilità del prodotto che, almeno secondo il diritto europeo, deve essere conservata per 10 anni. Un selezionatore umano potrebbe facilmente concentrarsi su un solo aspetto dell'e-mail e un algoritmo di elaborazione del linguaggio naturale rischia di confondersi. Bingeman pensa che le aziende dovrebbero conservare tutto per il periodo di tempo massimo e concentrarsi sulla ricerca di buoni modi per cercare tra i dati e dimostrare che non sono stati manomessi, in modo che possano essere ammessi come prova in caso di tribunale Astuccio. Aggiunge che questo tipo di politica è anche utile perché dà a un'azienda la possibilità di dimostrare che una presunta e-mail non è stata inviata, cosa che è impossibile fare con i nastri di backup, che non registrano tutto.
Peter terSteeg, direttore tecnico di Software Quest La Unified Communications di Business Unit, afferma che le aziende devono fare di più che salvare la posta elettronica. Le aziende hanno bisogno di un pannello di vetro per trovare tutti i dati di cui hanno bisogno per il contenzioso, dice. Devono trovare fornitori che faranno un investimento significativo in quell'unico pannello di vetro per la ricerca in tutti i tipi di dati in quell'organizzazione.
File o dati prodotti dalla collaborazione basata sul Web, ad esempio tramite Microsoft's SharePoint , devono essere archiviati insieme a e-mail, note di terSteeg. Una sfida futura per fornitori come Quest, dice, è sviluppare un sistema che archivi tutti questi tipi di dati e che li renda facili da cercare e produrre come prove affidabili in tribunale, anche se la quantità di dati cresce notevolmente rispetto a un'organizzazione tutta la vita.
Sistemi Mimosa CEO T.M. Ravi è d'accordo sulla direzione in cui si sta dirigendo il campo. Infatti, all'inizio di questa settimana, Mimosa ha annunciato nuove funzionalità per il sistema di archiviazione della posta elettronica esistente dell'azienda che consentirà alle aziende di archiviare e cercare documenti oltre alla posta elettronica e ai messaggi istantanei. Utilizzando una tecnica chiamata istanza singola globale, il software cerca nell'archivio dati identici archiviati in più posizioni, ad esempio se un file Word viene salvato da un utente e quindi inviato tramite posta elettronica a 40 persone all'interno di un'azienda, e ne conserva solo uno. copia. In futuro, afferma Ravi, l'azienda prevede di aggiungere anche il supporto per i file SharePoint.
Alla fine della giornata, afferma Diamond di Contoural, l'archiviazione della posta elettronica non riguarda il salvataggio della posta elettronica. Si tratta di controllo. Considerando la maturazione degli strumenti sul mercato negli ultimi anni, dice, la maggior parte dei problemi sorgono quando le organizzazioni, compresa la Casa Bianca, non escogitano buone politiche per l'utilizzo delle tecnologie disponibili.